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Siguiendo con la serie de post sobre Scrum en pocas palabras y después de haber hablado ya de sus roles, esta semana toca hablar de los eventos en Scrum.
La finalidad de los eventos en #Scrum es crear regularidad y minimizar la necesidad de reuniones. Además cada uno de los eventos de Scrum facilitan la inspección y la adaptación de alguno de los aspectos del proceso, del producto, del progreso o de las relaciones.
Pero antes de pasar a hablar de cada uno de los eventos propiamente dichos, quisiera comentar estos 3 aspectos:
Time-box
El time-box o bloque de tiempo es de uno de los conceptos clave en Scrum.
Todos los eventos de Scrum son bloques de tiempo con una duración máxima. Esta circunstancia nos ayuda a focalizar el objetivo de cada evento y a optimizar el tiempo dedicado por parte de los asistentes.
En este punto me gustaría destacar que los eventos obligados en #Scrum no suponen mucho más de un 10% del tiempo de duración de un Sprint. Este dato es un claro indicador de productividad y de rentabilidad, que pone en valor la eficiencia del proceso Scrum.
6 beneficios de usar los eventos de Scrum
- Mejora la comunicación entre los miembros del equipo
- Elimina la necesidad de otras reuniones
- Identifica y elimina impedimentos
- Resalta y promueve la toma rápida de decisiones
- Mejora el nivel de conocimiento del equipo
- Optimiza la posibilidad de que se cumpla el objetivo del Sprint
El papel de Scrum Master en los eventos
- Asegurar de que el evento tenga lugar.
- Garantizar que los asistentes entiendan su propósito.
- Enseñar a todos los asistentes a mantener el evento dentro del bloque de tiempo fijado.
Ahora sí, vamos con los 5 eventos a los que vamos a asistir si trabajamos con Scrum …
Sprint
Se trata de un ciclo corto de tiempo, entre 1 y 4 semanas, en el que se genera un incremento de producto a partir de su backlog priorizado y detallado
Podríamos considerar el Sprint como el meta-evento de Scrum. Es el contenedor del resto de los eventos de Scrum:
- La reunión de Planificación del Sprint (Sprint Planning Meeting)
- Los Scrums Diarios (Daily Scrums)
- La Revisión del Sprint (Sprint Review) y
- La Retrospectiva del Sprint (Sprint Retrospective).
Se trata de:
- Un evento diseñado para garantizar los 3 pilares de Scrum: la transparencia, la inspección y la adaptación.
- Su time-box es de un mes máximo. Se puede considerar como un proyecto a un mes vista.
- El Sprint habilita la predictibilidad al asegurar la inspección y la adaptación del progreso al menos una vez al mes.
- También limita el riesgo al costo de un mes de calendario.
- Cada Sprint tiene un objetivo claro (Sprint Goal) y un plan flexible que guiará el proceso.
- El resultado del Sprint es un incremento de producto potencialmente entregable.
- Durante el Sprint no se admiten cambios que afecten al Sprint Goal.
- Su alcance puede ser aclarado y renegociado entre el Product Owner (PO) y el Equipo Técnico (ET) según se va avanzando y aprendiendo a lo largo del proceso.
- Aunque no es habitual, el Product Owner, y solo él, puede cancelar un Sprint si el objetivo deja de tener sentido (por cambios tecnológicos, de mercado o de rumbo de la compañía).
Sprint Planning
Es un evento de consenso en el que se acuerda el alcance del Sprint y se diseña un plan para conseguirlo.
El objetivo de la Sprint Planning es definir lo que se va a hacer en el Sprint y como se va a hacer.
Se trata de:
- La primera reunión del Sprint.
- Su time-box es de 8 horas máximo para Sprints de 1 mes.
- Participan todos los miembros del Equipo Scrum al completo: Product Owner, Equipo Técnico y Scrum Master (PO+TT+SM).
Su dinámica:
La Sprint Planning Meeting se articula en dos partes que responden a las preguntas:
¿QUÉ puede ser entregado en el Sprint? (el objetivo del Sprint o Sprint Goal)
- Se trata de definir y consensuar el alcance del Sprint (el valor entregado al finalizar el Sprint o el incremento de producto «Terminado», utilizable y potencialmente desplegable).
- Atendiendo a una regla de oro en Agilidad, en este punto tan importante es definir objetivo (el «qué») como el propósito (el «para qué»). Si lo que se pretende hacer no aporta ningún beneficio al usuario final, lo más conveniente es que se descarte.
- Las entradas para esta reunión son: el Product Backlog priorizado, el último incremento de producto, la capacidad proyectada del Equipo Técnico para el Sprint, y el rendimiento pasado del Equipo Técnico.
- Inicialmente el PO expone el valor que quisiera conseguir para su producto al finalizar el Sprint. Pero será el Equipo Técnico el que seleccione los elementos del Product Backlog que se van a entregar en el Sprint ya que es el único con capacidad para evaluar lo que se puede lograr durante el Sprint.
- Los entregables de esta primera parte de la reunión son: el objetivo del Sprint (Sprint Goal) y el conjunto de elementos del Product Backlog seleccionados para ese Sprint.
¿Que vamos a hacer para conseguirlo? (el plan del Sprint o Sprint Backlog)
- Se trata de elaborar el plan para construir el incremento esperado a partir de los elementos seleccionados del Product Backlog.
- La entrada de esta parte de la reunión = la salida de la anterior.
- Una vez que fijado el objetivo y seleccionados los elementos del Product Backlog para el Sprint, el Equipo Técnico decide cómo va a convertirlos en un incremento de producto “Terminado”.
- Los elementos para el Sprint, más el plan para terminarlos, recibe el nombre de Lista de Pendientes del Sprint (Sprint Backlog).
- El trabajo planificado por el Equipo Técnico para los primeros días del Sprint es descompuesto en unidades de un día o menos.
- El Equipo Técnico se autoorganiza para asumir, como un todo, el trabajo del Sprint Backlog.
- El PO ayuda a aclarar los elementos seleccionados del Product Backlog y puede hacer concesiones para facilitar el compromiso.
- Al finalizar la reunión, el Equipo Técnico explica al PO y al SM cómo va a trabajar como un equipo autoorganizado para lograr el objetivo del Sprint y crear el Incremento esperado.
Daily Scrum
Es un evento diario clave para la inspección del progreso del Sprint y la adaptación del plan si fuese necesario
El objetivo de la Daily Scrum es evaluar diariamente el progreso y la tendencia del progreso hasta la finalización del Sprint, sincronizando las actividades y creando un plan para las próximas 24 horas.
Se trata de:
- Una reunión diaria.
- Su time-box es de 15 minutos fijos, independientemente de la duración del Sprint.
- Solo participan los miembros del Equipo Técnico. Es responsabilidad del SM el garantizar que se cumpla esta regla.
- El Equipo Técnico es el responsable de dirigir la reunión.
- Tiene lugar a la misma hora y en el mismo lugar para minimizar la complejidad de su gestión.
Su dinámica:
- Se inspecciona el trabajo avanzado desde el último Scrum Diario.
- Se hace una previsión del trabajo que podría completarse antes de la siguiente Daily Scrum.
- En la reunión, cada uno de los componentes del equipo, responde a estas 3 preguntas:
- ¿Qué he hecho desde el último Daily Scrum?
- ¿Qué haré hasta el próximo?
- ¿Preveo algún impedimento para conseguirlo?
Sprint Review
Es un evento demo clave para la inspección del incremento y la adaptación del Product Backlog si procede
El objetivo de la Sprint Review es mostrar el incremento de producto «Terminado» y adaptar el Product Backlog de cara a próximas entregas.
Se trata de:
- Una reunión que se realiza al finalizar el Sprint.
- Su time-box es de 4 horas máximo para Sprints de 1 mes.
- Participa el Equipo Scrum al completo y los interesados invitados por el Product Owner.
Su dinámica:
- El PO explica qué elementos del Product Backlog se han “Terminado” y cuáles no.
- El Equipo Técnico explica cómo fue el Sprint: lo que fue bien, lo que fue mal y qué problemas se solucionaron.
- El Equipo Técnico también muestra el trabajo “Terminado” y responde a preguntas acerca del incremento.
- PO habla sobre el estado actual de Product Backlog y proyecta las fechas de finalización probables en base al progreso obtenido.
- Todos los asistentes colaboran acerca de qué hacer a continuación para aportar más valor añadido al producto en próximas entregas. Esta información es una retroalimentación muy valiosa para la próxima Planning Meeting.
- Se revisan los cambios del mercado o del uso potencial del producto que puedan afectar a la evolución proyectada del producto.
- También se revisa de la línea de tiempo, el presupuesto, las capacidades potenciales del producto y del mercado para la próxima entrega prevista.
- Es un evento que facilita la retroalimentación y fomenta la colaboración.
- El resultado de la Sprint Review es el Product Backlog revisado.
Sprint Retrospective
Es un evento de feedback clave para autoevaluar el desempeño del Equipo Scrum y crear un plan de mejoras de aplicación inmediata
El objetivo de la Sprint Retrospective es identificar posibles mejoras del proceso y generar un plan para implementarlas en el siguiente Sprint.
Se trata de:
- Una reunión que se realiza justo después de la Revisión del Sprint y antes de la Planificación del siguiente.
- Su time-box es de 3 horas máximo para Sprints de 1 mes.
- Participa el Equipo Scrum al completo.
Su dinámica:
- El Equipo Scrum autoanaliza su paso por el Sprint, inspeccionando cómo fue el Sprint en cuanto a personas, relaciones, procesos y herramientas.
- Se identifica lo que fue bien para seguir haciéndolo.
- También se identifica lo que se puede mejorar.
- Y finalmente se crea un plan para implementar esas mejoras en el próximo Sprint.
Y hasta aquí mi interpretación de los eventos de Scrum.
No quisiera terminar sin comentar que la mejor referencia para entender Scrum, y sus eventos en particular, es la Guía de Scrum.
Próxima entrega: «Los artefactos de Scrum«.
Salu2 Ágiles y feliz semana amig@!
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