Sobre Kanban en organizaciones efectivas y eficientes.

Fuente: Google (varias webs)

La primera vez que escuche el término Kanban fue en 2009 en una jornada dedicada al Pensamiento Lean y a su aplicación al Desarrollo de Software. Una jornada que en la que me sentí totalmente identificada con la filosofía Lean y con las técnicas desarrolladas para optimizar los medios y los procesos de producción. A partir de aquella jornada empecé a interesarme e investigar sobre todo lo relacionado con la aplicación de Lean a mi actividad profesional, e incluso, a nivel personal.

Pero Lean se merece un capitulo aparte, y lo tendrá!. Por ello, en esta ocasión me voy a centrar en uno de sus aliados más extendido: Kanban.

¿Qué es Kanban?

Podemos encontrar diversas definiciones de Kanban: desde que es un método del Sistema de Producción de Toyota para optimizar la fabricación de automóviles, hasta que es una herramienta visual (enmarcada en las metodologías ágiles) para controlar el flujo de trabajo que un equipo tiene asignado.

Y todas ellas son perfectamente validas según la interpretación que se haga del término y su aplicación en situaciones concretas. Cómo diríamos en PNL (Programación Neurolinguística): «El mapa no es el territorio«. Y este caso no es distinto. No hay una definición única y absoluta en torno a lo que es Kanban. Lo que sí hay es un origen, y una evolución y adaptación del término y de su concepto a distintos contextos dependiendo del momento y de la necesidad de cada actividad.

En mi caso, he aplicado Kanban (en convivencia con otras prácticas) a actividades relacionadas con desarrollo de negocio, con gestión de proyectos y con formación de equipos de alto rendimiento. Siempre que haya algo que entregar cuya producción pase por distintas fases, se puede aplicar Kanban.

Kanban es un buen compañero de viaje en la apasionante aventura que supone la Transformación Digital para las organizaciones. De hecho, sería uno de los primeros pasos a dar para ser ágiles si no se está en disposición de aplicar la prescripción y el rigor exigido por otras prácticas ágiles.

Empecemos por su significado y por su origen …

Significado de Kanban

Kanban es un término japonés que algunos autores traducen como «tarjeta visual» y otros como «sistema de señales«.

Sin embargo, me quedo con la traducción de David J. Anderson, autor del libro «Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business» (2010). Para Anderson, Kanban significa «tarjeta señalizadora» e implica una señal visual para indicar que hay nuevos bloques de trabajo que pueden ser comenzados porque el trabajo en curso actual no alcanza el máximo acordado.

Origen de Kanban

Kanban nace como un subsistema del sistema de producción JIT (just in time) desarrollado e implantado por Toyota en los años 50 para optimizar la fabricación de automóviles.

Kanban fue creado por Taiichi Ohno (1912-1990) para controlar el flujo de trabajo en una cadena de producción.

Su evolución y extrapolación a otras industrias y actividades nos facilita un sistema de señales diseñado para optimizar la entrega de valor. Un sistema basado en un proceso visual que nos indica qué valor vamos a entregar, cuándo lo vamos a entregar y cuánto valor vamos a entregar en cada momento.

Dicho esto, vamos a conocer alguna de sus bondades …

¿Para qué sirve Kanban?

Los beneficios de usar Kanban parten de su esencia. Simplificando mucho la idea, Kanban nos ayuda a visualizar y limitar el trabajo en curso (WIP – Work In Progress).

¿Y qué conseguimos con ello?

• Garantizar el flujo del proceso, consiguiendo un ritmo de entrega fluido y sostenible, evitando el caos y los cuellos de botella en los procesos.
• Garantizar la calidad del entregable, empezando un nuevo bloque de trabajo sólo cuando se haya «liberado» el bloque de trabajo anterior. Entendiendo «liberado» por «entregado y aprobado».
• Garantizar la implicación del equipo, compartiendo en todo momento lo que está por hacer y el estado de lo que se esta haciendo hasta su entrega final.

¿Cómo funciona Kanban?

En este punto vamos a ver qué pasos son necesarios para poner en marcha un sistema Kanban:

1. Elaborar y visualizar el mapa de flujo, en pro de la transparencia del proceso.
2. Acordar los límites de trabajo en curso (WIP) para cada fase del proceso, en pro de la calidad del producto.
3. Hacer fluir el trabajo a través del sistema, poniendo en marcha cada elemento a medida que se vayan generando las señales Kanban.
4. Medir y optimizar el flujo de trabajo, en pro de la mejora continua del proceso.

A continuación, analizamos el sistema Kanban desde distintas perspectivas relacionadas con el management de las organizaciones:

Hasta aquí mi particular aproximación al sistema Kanban. Los beneficios de su uso se han contrastado, tanto en equipos ágiles como en equipos de gestión más tradicional, con buenos resultados en ambos casos.

Antes de finalizar, quiero comentar que parte de este post está inspirado en el prólogo que David J. Anderson escribió para el libro «Kanban y Scrum – obteniendo lo mejor de ambos» de Henrik Kniberg & Mattias Skarin.

En la próxima entrega seguiremos hablando de Kanban, en concreto de sus diferencias y similitudes con Scrum.

Salu2 ágiles y feliz semana amig@!